Gümnaasiumi dokumendiskeem

                                                                           Kinnitatud 02.01.2013 direktori käskkirjaga nr 1-2/1

Muudetud 15.04.2013 direktori käskkirjaga nr 1-2/10

SILLAMÄE  GÜMNAASIUMI  DOKUMENTIDE LOETELU

SISSEJUHATUS

1.   DOKUMENTIDE LOETELU RAKENDUSALA

 1. 1. Dokumentide loetelu seletus

Dokumentide loetelu on dokumendihalduse alusdokument, mis liigitab gümnaasiumi tegevuse käigus loodud ja saadud dokumendid funktsioonidesse ja sarjadesse  ning määrab nende säilitustähtajad, ligipääsu ja vastutajad.

1.2. Dokumentide loetelu ülesanne

Dokumentide loetelu kasutatakse dokumentide liigitamise, toimikute avamise, nende tekkimise ning dokumentide hävitamiseks eraldamise  alusena.

 2. DOKUMENTIDE LOETELU ÜLESEHITUS

2.1 dokumentide loetelu

Sillamäe Gümnaasiumi dokumentide loetelu koostatakse funktsioonipõhiselt.

Funktsiooni tähis Funktsioon Gümnaasiumi struktuuriüksus Vastutavad ametiisukud
F1 Juhtimine Juhtimine

Õppenõukogu

Hoolekogu

Õpilasesindus

Direktor, õppealajuhataja, majandusjuhataja, arendusjuht, huvijuht

Hoolekogu esimees,

Õppenõukogu esimees,

Õpilasesinduse president

F2 Asjaajamine ja arhiivitöö korraldamine Kantselei Sekretär, personalispetsialist
F3 Raamatukogutöö Raamatukogu Raamatukoguhoidja
F4 Õppe-ja kasvatustöö korraldamine Õppe-kasvatustöö Direktor,

Õppealajuhataja,

huvijuht

õppetoolide juhatajad

F5 Töötervishoiu ja tööohutuse korraldamine Haldus Majandusjuhataja, Arendusjuht
F6 Avalikkuse informeerimine ja kommunikatsioon Juhtimine Direktor,

õppealajuhataja

projektijuht,

huvijuht

F7 Majandus- ja haldustegevus Haldus Majandusjuhataja
F8 Personalitöö, personalikoolitus Personalijuhtimine Personalispetsialist

2.2 Mõisted ja selgitused

 

2.2.1 Funktsiooni ja sarja tähis

Igal loetelus toodud struktuuriüksusel on tähis ehk viit. Tähis tuletatakse funktsiooni tähisest ja sarja numbrist, mis eraldatakse sidekriipsuga, ja lisatakse dokumendi individualiseeriv number.

2.2.2 Dokumendi säilitustähtaeg on minimaalne periood, mille jooksul sarja kuuluvaid dokumente peab alal hoidma. Säilitustähtaeg kehtestatakse sarjadele aastates või alatisena. Lisatud on ka viited avaliku arhiivi üldhindamisotsustele (kooli juhtimis- ja põhifunktsioonid, personal, finants, infohaldus).

2.2.3 Dokumentide asukoht ja vastutaja

Koht, kus dokumendid tekivad ja kus neid hoitakse. Struktuuriüksus või ametikoht, kellel on õigus langetada sarja dokumentide kohta haldamisotsuseid.

2.2.4 Juurdepääsupiirang dokumentidele näitab, milliseid dokumente on õigus väljastpoolt asutust näha avalikus dokumendiregistris ning viide õigusaktile.

2.2.5 Dokumentide loetelu ajakohastamine

Sekretär  vaatab korra aastas kogu dokumentide loetelu üle, aga teeb ka regulaarselt muudatusi, kui on struktuurimuudatusi, tekkinud või lõpetatud sarju või muutuvad juurdepääsutingimused vms.

2.3 Dokumentide loetelus kasutatud lühendid

Lahter – Säilitustähtaeg

Säilitustähtaeg määratakse kas aastates või alatiselt.

 Lahter – Teabekandja 

P- paberkandjal

D- digitaalne (Moodle, EHIS, e-kool jt)

 Lahter – Juurdepääsupiirang 

AK- asutusesiseseks kasutuseks

AKEA – asutusesiseseks kasutamiseks. Sisaldab eraelulisi andmeid.

AvTS- Avaliku teabe seadus

Avaliku arhiivi hindamisotsus

Arhiiviväärtuse väljaselgitamiseks on Rahvusarhiivi poolt kinnitatud hindamisotsused juhtimis-ja põhifunktsioonide dokumendisarjad, dokumendi- ja arhiivihalduse, infotehnoloogia haldamise, töösuhete ja töötervishoiu ning tööohutuse korraldamise ning raamatupidamise arvestuse dokumentidele.

H– arhiiviväärtuseta dokument ning AV– arhiiviväärtusega dokument, mis antakse üle avalikku arhiivi.

 FUNKTSIOON: 1. JUHTIMINE

Funktsiooni kirjeldus:

Üldjuhtimine, õppenõukog, hoolekogu ja õpilasesinduse tegevus, planeerimine ja aruandlus, kontroll ja auditeerimine, koostöö korraldamine ja tagamine, gümnaasiumi esindamine, õppetoolide, komsjonide, nõukogude jt töörühmade moodustamine ja nende töö korraldamine, projektide algatamine.

Alused

Sillamäe Gümnaasiumi põhimäärus § 1, § 2, §5, §6, §25, §26, §27

Tegevused:

  • gümnaasiumi tegevuse eesmärkide püstitamine ja ülesannete täitmine
  • gümnaasiumi haldus- ja distsiplinaarvõimu teostamine,
  • õppetegevuse korraldamine,
  • juhtkonna tegevuse koordineerimine (koosolekute korraldamine, protokollimine, õigusaktide koostamine ja avaldamine;
  • õppenõukogu, hoolekogu ja õpilasesinduse tegevust kajastamine;
  • gümnaasiumi tegevust reguleerivate eeskirjade, korralduste, käskkirjade ja muude õigusaktide kinnitamine, muutmine ja välja andmine,
  • komisjonide ja töögruppide kokkukutsumine, koosolekute protokollimine ja aruandlus.

F1. JUHTIMINE sarjad

Tähis

Sari

Säilitus-tähtaeg

Vastutav töötaja

Märkused/ juurdepääsupiirang (JPP)

1.-1

Gümnaasiumi struktuur ja koosseis

alatine

Direktor

AvTS H 22.06.2012

HO nr 90

1.-2

Põhitegevuse käskkirjad

alatine

Sekretär

AV 22.06.2012 HO nr 90

1.-3

Kirjavahetus Haridus-ja teadusministeeriumiga

5 aastat

Sekretär

H 22.06.2012 HO nr 90

1.-4

Gümnaasiumi põhidokumendid (registridokumendid, põhimäärus, koolitusluba, arengukava jt)

alatine

Direktor

AV 22.06.2012 HO nr 90

1.-5

Gümnaasiumi tegevusaruanded (direktori tegevusaruanne, sisehindamise aruanne, auditite ja  järelvalve aktid jt

alatine

Direktor

AV 22.06.2012 HO nr 90

1.-6

Õppenõukogu koosolekute protokollid

alatine

Direktor

AV 22.06.2012 HO nr 90

1.-7

Hoolekogu dokumendid, koosolekute protokollid

alatine

Sekretär

AV 22.06.2012 HO nr 90

1.-8

Kirjavahetus hoolekogu puudutavates küsimustes

5 aastat

Sekretär

H 22.06.2012 HO nr 90

1.-9

Kirjavahetus koolipidajaga. Koolipidaja kehtestatud dokumendid, mille alusel kool korraldab oma tegevust.

alatine

Sekretär

H 22.06.2012 HO nr 90

1.-10

Lastevanemate üldkoosolekute protokollid

alatised

Direktor

AV 22.06.2012 HO nr 90

1.-11

Õpilasesinduse tööplaanid

10 aastat

Huvijuht

H 22.06.2012 HO nr 90

1.-12

Õpilasesinduse koosolekute protokollid

alatised

Huvijuht

AV 22.06.2012 HO nr 90

1.-13

Kirjavahetus koostööpartneritega

alatine

Sekretär

H 22.06.2012 HO nr 90

1.-14

Kirjavahetus juhtimise üldküsimustes, garantiikirjad

5 aastat

Sekretär

H 22.06.2012 HO nr 90

FUNKTSIOON: 2. ASJAAJAMINE JA ARHIIVTÖÖ KORRALDAMINE

Funktsiooni kirjeldus:

Dokumendihalduse, asjaajamise korraldamine, arendamine, koordineerimine ja arhiivitöö korraldamine.

 Alused

 Tegevused:

Asjaajamist reguleerivate õigusaktide koostamine ja uuendamine sh

  • dokumentide loetelu koostamine,
  • dokumendihaldussüsteemi arendamine ja parendamine,
  • dokumentide koostamine ja vormistamine,
  • õigusaktide, kirjavahetuse, lepingute, lähetuskorralduste jm  registreerimine dokumendiregistris ja elektroonilistes süsteemides,
  • andmesidevõrkude arendamine ja  haldamine, nende tööks vajalike  vahendite ja tarkvara hankimine, installeerimine jne,
  • arhiiviteatiste koostamine,
  • arhivaalide loetelu ja arhiivinimistu  koostamine ja täiendamine,
  • arhivaalide üleandmise ja vastuvõtmise korraldamine ning nõuetekohase säilimise tagamine arhiivis,
  • dokumentide Riigiarhiivile üleandmise korraldamine ja arhivaalide hävitamise organiseerimine.

F2. ASJAAJAMINE JA ARHIIVTÖÖ KORRALDAMINE sarjad

 

Tähis

Sari

Säilitus-tähtaeg

Vastutav töötaja

Märkused/ juurdepääsupiirang (JPP)

2.-1

Direktori põhitegevuse käskkirjade register

alatine

Sekretär

elektrooniline

H 23.12.2010 HO nr 538

2.-2

Töövõtulepingute register

10 aastat

Personali-spetsialist

elektrooniline

H 23.12.2010 HO nr 538

2.-3

Personalikäskkirjade register

50 aastat

Personali-spetsialist

elektrooniline

H 23.12.2010 HO nr 538

2.-4

Puhkusekäskkirjade register

7 aastat

Personali-spetsialist

elektrooniline

H 23.12.2010 HO nr 538

2.-5

Lähetuskäskkirjade register

7 aastat

Personali-spetsialist

elektrooniline

H 23.12.2010 HO nr 538

2.-6

Õpilaspiletite register

5 aastat

Sekretär

elektrooniline ja paberkandjal

H 23.12.2010 HO nr 538

2.-7

Sissetulnud kirjade register

vastab kirjavahetuse säilitustähtajale

Sekretär

Elektrooniline ja paberkandjal

H 23.12.2010 HO nr 538

2.-7

Väljaläinud kirjade register

vastab kirjavahetuse säilitustähtajale

Sekretär

elektrooniline ja paberkandjal

H 23.12.2010 HO nr 538

2.-8

Õpilaste kohta koostatud käskkirjade register

50 aastat

Sekretär

elektrooniline

H 23.12.2010 HO nr 538

2.-9

Kirjavahetus tõendite taotlemise küsimustes, väljastatud  tõendite ärakirjad

5 aastat

Sekretär

H 23.12.2010

HO nr 538

2.-10

Majanduslepingute sh teenuse ja hankelepingute  register

5 a alates lepingu lõppemisest

Sekretär

elektrooniline

H 23.12.2010 HO nr 538

2.-11

Majandusalaste aktide register

alatine

Sekretär

H 23.12.2010 HO nr 538

2.-12

Töölepingute register

50 aastat lepingu lõpetamisest

Personali-spetsialist

elektrooniline

H 23.12.2010 HO nr 538

2.-13

Õppenõukogu protokollide register

alatine

Sekretär

elektrooniline

H 23.12.2010 HO nr 538

2.-14

Õppeaasta tulemuste analüüside register

alatine

Sekretär

H 23.12.2010 HO nr 538

2.-15

Riigieksamitööde hindamisprotokollide register

25 aastat

Sekretär

H 23.12.2010 HO nr 538

2.-16

Saadud ja väljastatud lõputunnistuste register

alatine

Sekretär

H 23.12.2010 HO nr 538

2.-17

Lõpueksamite protokollide register

25 aastat

Sekretär

H 23.12.2010 HO nr 538

2.-18

Pedagoogide atesteerimiskomisjoni protokollide register 25 aastat Sekretär H 23.12.2010 HO nr 538

2.-19

Hoolekogu koosolekute protokollide register alatine Sekretär elektrooniline

H 23.12.2010 HO nr 538

2.-20

Kirjavahetus arhiivitöö korraldamise

küsimistes (k.a arhiiviteatised)

10 aastat Sekretär H 23.12.2010 HO nr 538

2.-21

Ülevaade arhiivi koosseisust Arhivaalide avaliku arhiivi üleandmise või hävitamiseni Sekretär H 23.12.2010 HO nr 538

2.-22

Toimikute arhiivi üleandmise-vastuvõtmise

aktid

10 aastat

Sekretär

H 23.12.2010 HO nr 538

2.-23

Arhivaalide hindamisotsuste ärakirjad ja hävitamise aktid; arhiiviregistri andmete tabelid.

10 aastat

Sekretär

H 23.12.2010 HO nr 538

2.-24

Volituste register

5 aastat

Sekretär

elektrooniline

H 23.12.2010 HO nr 538

2.-25

Pitsatite ja templite register

alatine

Sekretär

H 23.12.2010 HO nr 538

 

 

FUNKTSIOON: 3. RAAMATUKOGU TÖÖ

Funktsiooni kirjeldus

Raamatukogu tegevus, teavikute hankimine, laenutamine, lugejate registreerimine, kirjavahetus kirjastustega.

Alused

põhimääruse prg 4.

Funktsiooni tegevus:

  • raamatukogu töö korraldamine,
  • trükiste ja teiste infokandjate  laenutamise korraldamine – ka  raamatukogudevaheline laenutustegevus nii Eesti kui ka välismaiste raamatukogudega,
  • kogude komplekteerimine, teavikute ja  muude infokandjate   töötlemine ja  süstematiseerimine

F3. RAAMATUKOGU TÖÖ sarjad

Tähis

Sari

Säilitus-tähtaeg

Vastutav töötaja

Märkused/ juurdepääsupiirang (JPP)

3.-1

Raamatukogu põhikogu inventariraamat

alatine

Raamatu-koguhoidja

H 23.12.2010

HO nr 538

3.-2

Õpikukogu summaarvestusraamat

10 aastat

Raamatu-koguhoidja

H 23.12.2010

HO nr 538

3.-3

Raamatukogu põhikogu saatelehed ja kustutusaktid

7 aastat

Raamatu-koguhoidja

H 23.12.2010

HO nr 538

3.-4

Lugejakaardid

1 aasta

Raamatu-koguhoidja

H 23.12.2010

HO nr 538

(osaliselt digitaliseeritud)

3.-5

Raamatukogu kasutamise aruanded ja kokkuvõtted

1 aasta

Raamatu-koguhoidja

H 23.12.2010

HO nr 538

3.-6

Raamatukogu alfabeetiline kataloog

alatine

Raamatu-koguhoidja

H 23.12.2010

HO nr 538

(digitaalne)

3.-7

Lugejakaartide register

3 aastat

Raamatu-koguhoidja

H 23.12.2010

HO nr 538

(digitaalne)

FUNKTSIOON: 4. ÕPPE- JA KASVATUSTÖÖ KORRALDAMINE

Funktsiooni kirjeldus:

Õppetegevusega seotud planeerimine, korraldamine, koordineerimine ja dokumenteerimine.

Alused

Sillamäe Gümnaasiumi põhimäärus § 6, §10.

Funktsiooni tegevus:

Õppe- ja kasvatustöö kavandamine, täitmine ja analüüs sh

  • õppetegevuse ajaline kavandamine,
  • õpperuumide kasutamise planeerimine,
  • õppetöö läbiviimine,
  • praktikumide, ekskursioonide, õppekäikude korraldamine,
  • ettepanekute tegemine õppeinfosüsteemi, õppekavade ja õppeteenuste arendamiseks,
  • õpilaste õppetegevustega seotud dokumentide koostamine ja nende üle arvestuse pidamine (korraldused, käskkirjad, lepingud, tõendid, õpilasraamatu väljavõtted jt),
  • õpilaste ja õpetajate nõustamine,
  • õppetegevuse alase informatsiooni avaldamine kodulehel, teadetetahvlil, trükistes,
  • õppekasvatustöö tulemuslikkuse analüüs.

F4. ÕPPE- JA KASVATUSTÖÖ KORRALDAMINE sarjad

 

Tähis

Sari

Säilitus-

tähtaeg

Vastutav töötaja

Märkused/ Juurdepääsu- piirang (JPP)

4.-1

Gümnaasiumi õppekava

alatine

Õppeala-juhataja

digitaalne

AV 22.06.2012 HO nr 90

4.-2

Õppeaasta üldtööplaan

3 aastat

Sekretär

H 22.06.2012 HO nr 90

4.-3

Päevakavad, tunniplaanid, konsultatsioonigraafikud

1 aasta

Õppeala-juhataja

H 22.06.2012 HO nr 90

4.-4.

Õpilasraamatud

alatine

Sekretär

AV 22.06.2012 HO nr 90

4.-5

Gümnaasiumi vastuvõtu avaldused (väljavõtted õpilasraamatust jt kooli astumisel esitatud dokumentide ärakirjad)

5 aastat

Sekretär

H 22.06.2012 HO nr 90

4.-6

Õppekäikude taotlused ja teised õppeprojektidega seotud dokumendid

3 aastat

Projekti-juht

JPP H 22.06.2012 HO nr 90

4.-7

Õpilaste nimekirjad, õppegrupid

5 aastat

Sekretär

H 22.06.2012 HO nr 90

4.-8

Asendustundide päevikud

5 aastat

Õppeala-juhataja

H 22.06.2012 HO nr 90

4.-9

Lastevanemate ja õpilaste poolt esitatud avaldused

5 aastat

Sekretär

H 22.06.2012 HO nr 90

4.-10

Käskkirjad õpilaste kohta

50 aastat

sekretär

H 22.06.2012 HO nr 90

4.-11

Õppekava töörühmade, õppesuundade ja õppetoolide dokumendid.

5 aastat

Õppeala-juhataja

elektrooniline

H 22.06.2012 HO nr 90

4.-12

Õpilaste kutsealane nõustamine ja karjääriplaneerimine

3 aastat

Sekretär

karjäärikoordinaator

H 22.06.2012 HO nr 90

4.-13

Kirjavahetus huvialahariduse küsimustes

3 aastat

Sekretär

H 22.06.2012 HO nr 90

4.-14

Huviringide graafikud

1aasta

Huvijuht

H 22.06.2012 HO nr 90

4.-15

Huviringipäevikud

3 aastat

Huvijuht

H 22.06.2012 HO nr 90

4.-16

Noorsootööga seotud dokumentatsioon: programmid, projektid s.h. projektitaotlused- ja muudatused, väljamaksetaotlused, aruanded, hankedokumendid ja kirjavahetus

alatisena

Projekti-juht

H 22.06.2012 HO nr 90

4.-17

Kirjavahetus õpilaste liikumise ja koolikohustuse täitmise küsimustes

5 aastat

Sekretär

H 22.06.2012 HO nr 90

4.-18

Lõpueksamite plaanid, protokollid

10 aastat

Õppeala-juhataja

H 22.06.2012 HO nr 90

4.-19

Lõputunnistuste plankide arvestus

3 aastat

Sekretär

H 22.06.2012 HO nr 90

4.-20

Eksamitele registreerimise avaldused

5 aastat

Sekretär

H 22.06.2012 HO nr 90

4.-21

Uurimistööd

3 aastat

Õppealajuhataja

elektrooniline

H 22.06.2012 HO nr 90

4.-22

Uurimistööde hindamisprotokollid

3 aastat

Õppealajuhataja

H 22.06.2012 HO nr 90

4.-23

Õppeasutustest väljavõtmata dokumendid

5 aastat

Sekretär

H 22.06.2012 HO nr 90

4.-24

Õppeaasta tulemuste analüüsid

alatine

Õppealajuhataja

H 22.06.2012 HO nr 90

4.-25

Gümnaasiumi eksamitulemuste analüüs

10 aastat

Õppealajuhataja

H 22.06.2012 HO nr 90

FUNKTSIOON: 5. TÖÖTERVISHOIU JA TÖÖOHUTUSE KORRALDAMINE

Funktsiooni kirjeldus:

Töötervishoiu- ja tööohutusealase tegevuse koordineerimine.

Alused

Funktsiooni tegevus:

  • töötajate suunamine töötervishoiuarsti vastuvõtule, töötervishoiualaste
  • dokumentide koostamine ja registri pidamine
  • tööalade loetelu väljatöötamine riskianalüüsi teostamine
  • töökeskkonnanõukogu töö koordineerimine

F5. TÖÖTERVISHOIU JA TÖÖOHUTUSE KORRALDAMINE sarjad

 

Tähis

Sari

Säilitus-

tähtaeg

Vastutav töötaja

Märkused/ Juurdepääsu- piirang (JPP)

5.-1

Töökeskkonna ohutegurite mõõtmise protokollid, riskianalüüsid ja sisekontrolli aktid

10 aastat uue riskianalüüsi läbiviimisest

Arendus-juht

H05.05.2011

HO nr 251

5.-2

Töötajate juhendamise ja väljaõppe juhendid

55 aastat

Majandus-

juhataja

H05.05.2011

HO nr 251

5.-3

Tööõnnetuse ja kutsehaigestumise uurimise dokumendid

55 aastat

Personali-spetsialist

H05.05.2011

HO nr 251

5.-4

Tervisekontrollile kuuluvate isikute nimekiri ja aktid tervisekontrolli tulemuste kohta

55 aastat

Personali-spetsialist

H05.05.2011

HO nr 251

5.-5

Tööõnnetuste ja kutsehaiguste register

55 aastat

Personali-spetsialist

elektrooniline

H05.05.2011

HO nr 251

5.-6

Tuleohutuse inspekteerimise- ja kontrollaktid

10 aastat

Majandus-

juhataja

H05.05.2011

HO nr 251

5.-7

Tervisekaitse-ja tööinspektsiooni aktid ning ettekirjutused.

5 aastat

Majandus-

juhataja

H05.05.11

HO nr 251

5.-8

Kirjavahetus tervishoiuteenuste ja tööohutuse küsimustes juriidiliste isikutega

5 aastat

Sekretär

H05.05.11

HO nr 251

FUNKTSIOON: 6. AVALIKKUSE INFORMEERIMINE

Funktsiooni kirjeldus:

Sillamäe Gümnaasiumi  tegevuste ja päevakohaste sündmuste kajastamine väljapoole (meedia, press, erialaliidud,asutused jne).

Gümnaasiumi  tutvustamine ja reklaam, näitused, messid,

Alused

 

 Funktsiooni tegevus:

  • Gümnaasiumi sündmusi kajastavate pressiteadete koostamine
  • Pressikonverentside korraldamine
  • Suhtlus ja info vahendamine meediaga (intervjuude andmine ja kokku leppimine, kommentaaride edastamine jne)
  • Gümnaasiumi esindamine messidel ja muudel üritustel
  • Gümnaasiumi  reklaam ja tutvustus (infovoldikud, plakatid, kuulutused, tervitus- ja jõulukaardid, kutsed, meened jne)
  • Ürituste ja pidude organiseerimine (mis on mõeldud lisaks ka vilistlastele ja külalistele)
  • Koostöölepingute sõlmimine
  • õpilaste esindamine õpilaste huvisid ja õigusi puudutavates otsustusprotsessides
  • õpilasürituste korraldamine ja toetamine
  • õpilaste vabaajaveetmis- ja sportimisvõimaluste edendamine

organisatsioonidega koostöö tegemine.

F6. AVALIKKUSE INFORMEERIMINE sarjad

Tähis

Sari

Säilitus-

tähtaeg

Vastutav töötaja

Märkused/ Juurdepääsu- piirang (JPP)

6.-1

Külalisteraamat

alatine

Sekretär

AV 22.06.2012 HO nr 90

6.-2

Kroonikaraamat

alatine

Huvijuht

AV 22.06.2012 HO nr 90

6.-3

Õnnitlus-ja tänukirjad

alatine

Sekretär

H 22.06.2012 HO nr 90

6.-4

Dokumendid gümnaasiumi poolt korraldatud ürituste kohta

(gümnaasiumi kuulutused, reklaam, intervjuud)

alatine

Huvijuht

H 22.06.2012 HO nr 90

6.-5

Kooli ajaleht

alatine

Huvijuht

H 22.06.2012 HO nr 90

6.-6

Kirjavahetus meediaga

3aastat

Sekretär

H 22.06.2012 HO nr 90

 

FUNKTSIOON: 7. MAJANDUS- JA HALDUSTEGEVUS

Funktsiooni kirjeldus:

Sillamäe Gümnaasiumi hoone, territooriumi ja vara haldus, infotehnoloogilise tegevuse korraldamine ja hooldus. Raamatupidamist korraldab Sillamäe Linnavalitsus.

Alused

Funktsiooni tegevus:

  • Majanduse ja halduse dokumentatsioon
  • Infotehnoloogilise riist- ja tarkvarapaigaldamine, teisaldamine  ning rikked.
  • Infosüsteemide väljatöötamine, haldamine ja arendamine
  • Arvutivõrgu kasutajatele kasutajatoe osutamine

FUNKTSIOON: 7. MAJANDUS- JA HALDUSTEGEVUS sarjad

Tähis

Sari

Säilitus-

tähtaeg

Vastutav töötaja

Märkused/ Juurdepääsu- piirang (JPP)

7.-1

Kirjavahetus eelarvete ja eelarvemuudatuste küsimustes

5 aastat

Sekretär

H 02.02.2010 nr 53

7.-2

Materiaalsete väärtuste ja rahaliste vahendite inventeerimisaktid

7 aastat

Majandus-juhataja

H 02.02.2010

HO nr 53

7.-3

Hoonete ehitamisalane dokumentatsioon

ehituse lammutamiseni

Majandus-juhataja

H 02.02.2010

HO nr 53

7.-4

Hoonete renoveerimisalane dokumentatsioon ja kirjavahetus

10 aastat

Sekretär

H 02.02.2010

HO nr 53

7.-5

Gümnaasiumi ruumide kasutamisega seotud dokumendid ja kirjavahetus

3 aastat

Majandus-juhataja

H 02.02.2010

HO nr 53

7.-6

Riigihangete konkursside läbiviimise aktid

7 aastat

Majandus-juhataja

H 02.02.2010

HO nr 53

7.- 7

Volitused

1 aasta

Direktor

H 02.02.2010

HO nr 53

7.- 8

Varade mahakandmise aktid

1 aasta

Sekretär

H 02.02.2010

HO nr 53

7.-9

Varade üleandmise-vastuvõtmise aktid

7 aastat

Majandus-juhataja

H 02.02.2010

HO nr 53

7.-10

Vastuvõetud tööde aktid

7 aastat

Majandus-juhataja

H 02.02.2010

HO nr 53

7.-11

KOV rendilepingud

10 a lepingu lõppemisest

Majandus-juhataja

H 02.02.2010

HO nr 53

7.-12

Kirjavahetus haldus- ja majandusküsimustes

5 aastat

Sekretär

H 02.02.2010 HO nr 53

7.-13

Tarifikatsioonid

7 aastat

Personali-spetsialist

H 05.05.2011

HO nr 251

7.-14

Tööajatabelid

7 aastat

Personali-spetsialist

H 02.02.2010

HO nr 53

7.-15

Töövõtulepingud füüsiliste ja juriidiliste isikutega

10 aastat

Personal-ispetsialist

H 05.05.2011

HO nr 251

7.-16

Hankelepingud

10 aastat

Sekretär

H 02.02.2010

HO nr 53

7.-17

Teenuselepingud

7 aastat

Sekretär

H 02.02.2010

HO nr 53

7.-18

Toitlustamisega seotud dokumendid (aruanded)

3 aastat

Sekretär

H 02.02.2010

HO nr 53

7.-19

Vara tööalaseks kasutamiseks üleandmise lepingud-aktid

Majandus-juhataja

H 02.02.2010

HO nr 53

 

FUNKTSIOON: 8. PERSONALITÖÖ, PERSONALIKOOLITUS

 Funktsiooni kirjeldus:

Personalipoliitika arendamine. Personalitöö korraldamine ja arendamine. Personali planeerimine, värbamine ja arvestus.

Alused

Funktsiooni tegevus:

  • Personalitööks vajalike normdokumentide väljatöötamine,
  • personali valimiskonkursside korraldamine, tööintervjuude läbiviimine,
  • Personali puudutavate korralduste, käskkirjade, tõendite jm koostamine ja
  • personalialase kirjavahetuse pidamine,
  • isikukaartide täitmine ja registreerimine EHIS-es,
  • töölepingute koostamine, sõlmimine, muutmine ja lõpetamine
  • töösuhete korraldamine,
  • Personalikoolituste vajaduse väljaselgitamine ja organiseerimine.

  F8. PERSONALITÖÖ, PERSONALIKOOLITUS sarjad

 

Tähis

Sari

Säilitus-

tähtaeg

Vastutav töötaja

Märkused/ Juurdepääsu- piirang (JPP)

8.-1

Gümnaasiumi töötajate nimekiri

alatine

Personali-spetsialist

H 05.05.2011

HO nr 251

8.-2

Sillamäe Gümnaasiumi vaba ametikoha avalike konkursside korraldamisega seonduvad dokumendid

5 aastat

Personalis-petsialist

H 05.05.2011

HO nr 251

8.-3

Töölepingud ja ametijuhendid

10 a TL lõpetamisest

Personali-spetsialist

H 05.05.2011

HO nr 251

8.-4

Puhkuste ajakavad

7 aastat

Personali-spetsialist

H 05.05.2011

HO nr 251

8.-5

Töötajate tervisetõendid

25 aastat

Personali-spetsialist

H 05.05.2011

HO nr 251

8.-6

Personalikäskkirjad

50 aastat

Personali-spetsialist

H 05.05.2011

HO nr 251

8.-7

Pedagoogide atesteerimiskomisjoni otsused ja protokollid

25 aastat

Personali-spetsialist

H 05.05.2011

HO nr 251

8.-8

Käskkirjad ja korraldused puhkusele lubamiseks

7 aastat

Personali-spetsialist

H 05.05.2011

HO nr 251

8.-9

Personali koolitusplaan

3 aastat

Personali-spetsialist

H 05.05.2011

HO nr 251

8.-10

Dokumendid koolituse arvestuse kohta

25 aastat

Personali-spetsialist

EHIS

H 05.05.2011

HO nr 251

8.-11

Kirjavahetus atesteerimise, kvalifikatsiooni tõstmise, koolituse  küsimustes.

5 aastat

Personali-spetsialist

H 05.05.2011

HO nr 251

8.-12

Personali statistika aruanded

10 aastat

Personali-spetsialist

H 22.06.2012 HO nr 90

8.-13

Personali poolt esitatud avaldused

5 aastat

Personali-spetsialist

H 05.05.2011

HO nr 251

8.-14

Lähetuste käskkirjad

7 aastat

Personali-spetsialist

H 05.05.2011 HO nr 251

8.-15

Isiklikud toimikud

25 aastat

Personali-spetsialist

JPP

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Lisa kommentaar

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Muuda )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Muuda )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Muuda )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Muuda )

Connecting to %s